Capacitação – Cursos in company
Definição
Os cursos in company são aqueles em que vários servidores participam ao mesmo tempo.
Informações Gerais
O objetivo dos cursos in company é desenvolver nos servidores o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias ao desempenho de suas funções, visando o alcance dos objetivos da instituição.
Os cursos in company poderão ser ofertados por servidores do próprio IFRS ou por membros da comunidade externa.
Os cursos in company podem ocorrer de 4 maneiras diferentes:
- Com contratação de pessoa física que não é regido pela Lei nº 8112/1990;
- Com contratação de pessoa física, servidor, regido pela Lei nº 8112/1990, através de pagamento de GECC (gratificação por encargo de curso e concurso);
- Com contratação de pessoa jurídica;
- Ofertado pelo IFRS, sem custo.
Fluxo do Processo
I – Cursos in company com contratação de pessoa física, que não é regido pela Lei 8112/1990.
Passo 1 – Demandante do curso encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação* (CC) o Projeto de Curso de Capacitação.
Passo 2 – CC* recebe o Projeto, analisa, cadastra o processo e encaminha para aprovação pelo Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP)**.
Passo 3 – DDP** recebe o processo, emite parecer e encaminha para a Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF)***.
Passo 4 – DOF*** recebe o processo, emite a disponibilidade orçamentária e encaminha para o Departamento de Contabilidade (DC)***.
Passo 5 – DC*** recebe o processo, indica a classificação orçamentária e após encaminha o processo para autorização do ordenador de despesas (OD-PROAD)***.
Passo 6 – OD-PROAD*** recebe o processo, autoriza a despesa e encaminha o mesmo à Diretoria de Licitações e Contrato (DLC)***.
Passo 7 – DLC*** recebe o processo e solicita ao demandante do curso as informações e ou documentações necessárias para realizar a contratação do palestrante.
Passo 8 – Demandante providência todos os documentos, respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail para a DLC***.
Obs.: O documento deverá estar em formato editável.
Passo 9 – DLC*** anexa toda a documentação enviada pelo demandante ao processo, após encaminha o mesmo ao setor Financeiro*** e notifica por e-mail a CC*.
Passo 10 – Financeiro*** recebe o processo, providencia o empenho e anexa-o ao processo. Após devolve o processo à CC*.
Passo 11 – CC* recebe o processo e providencia os trâmites internos relativos à realização do evento:
- Formulário de inscrições;
- Divulgação no site;
- E-mail de divulgação aos servidores;
- Homologação das inscrições;
- Lista de presença.
⇒ Neste momento, toda a tramitação anterior ao curso está finalizada. O curso já pode ser realizado.
Passo 12 – Demandante após encerramento do evento, realiza a apuração das frequências e encaminha para CC* emitir o certificado (na planilha é necessário as seguintes informações: nome, CPF e e-mail dos participantes).
Passo 13 – CC* providencia os seguintes trâmites:
- Escaneia e/ou envia a lista de frequência e formulário de avaliação do evento aos participantes, por e-mail;
- Emite os certificados;
- Apura o resultado da avaliação do evento;
- Solicita o relatório de despesa ao demandante pelo evento;
- Encaminha o resultado da avaliação do evento ao demandante;
- Lança os participantes nas planilhas de controle;
- Providencia o Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) devidamente preenchido (já calculados o INSS e IRRF) e assinado pelo palestrante, além do ateste nesse documento para que o financeiro possa realizar o pagamento.
Passo 14 – CC* anexa ao processo todos os documentos e encaminha o mesmo para a Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira (CEOF)***.
Passo 15 – CEOF*** recebe o processo, realiza a apropriação e efetua o pagamento. Após anexa os documentos comprobatórios e arquiva o processo.
*para os campi leia-se unidade de gestão de pessoas;
** para os campi leia-se Diretor Geral/Diretor de Ensino (depende do tema da capacitação e de quem é o demandante);
*** para os campi leia-se DAP (depende de como é a estrutura do DAP de cada campi).
OBS.: Caso o evento in company ofertado pelo IFRS ocorra no formato online (EaD), o projeto de curso deverá ser enviado para a Proen EaD emitir parecer de aprovação do curso, seguindo os trâmites abaixo.
OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).
Essas etapas deverão ser incluídas entre o passo 2 e 3 do fluxo.
Após CC receber o projeto aprovado pelo DDP:
⇒ CC recebe o processo, encaminha por e-mail para aprovação da PROEN EaD.
⇒ PROEN EaD recebe o projeto, emite parecer de aprovação e retorna o e-mail para a CC.
⇒ CC anexa o parecer da PROEN EaD ao processo e realiza os demais trâmites.
OBS.: Para os casos em que os servidores do IFRS receberão diárias e passagens (rodoviárias) para participação da capacitação pagas pela reitoria, a Coordenadoria de Capacitação será a responsável por lançar no sistema.
II – Cursos in company com contratação de pessoa física, servidor, regido pela Lei 8112/1990. Pagamento de GECC (Gratificação por Encargo de Cursos e Concursos).
Passo 1 – Demandante do curso encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o Projeto de Curso de Capacitação.
Passo 2 – CC* recebe o Projeto, analisa, cadastra o processo e encaminha para aprovação do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP)**.
Passo 3 – DDP** recebe o processo, emite parecer e encaminha para a Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF)***.
Passo 4 – DOF*** recebe o processo, emite a disponibilidade orçamentária e encaminha o processo para o Departamento de Contabilidade (DC)***.
Passo 5 – DC*** recebe o processo, indica a classificação orçamentária e após encaminha o processo para autorização do ordenador de despesas (OD-PROAD)***.
Passo 6 – OD-PROAD*** recebe o processo, autoriza a despesa e encaminha para o Financeiro***.
Passo 7 – Financeiro*** recebe o processo, realiza o empenho, anexa o documento ao processo e encaminha o mesmo para a CC*.
Passo 8 – CC* recebe o processo e providencia os seguintes trâmites:
- Formulário de inscrições;
- Divulgação no site;
- E-mail de divulgação aos servidores;
- Homologação das inscrições; e
- Lista de presenças.
OBS.: Caso o palestrante receba diárias e passagens, o processo deverá ser enviado ao Gabinete para a compra da passagem. As diárias serão lançadas pela CC*.
⇒ Neste momento, toda a tramitação anterior ao curso está finalizada. O curso já pode ser realizado.
Passo 9 – Demandante após encerramento do evento, realiza a apuração das frequências e encaminha para CC* emitir o certificado (na planilha é necessário as seguintes informações: nome, CPF e e-mail dos participantes).
Passo 10 – CC* providencia os seguintes trâmites:
- Escaneia e/ou envia a lista de frequência e formulário de avaliação do evento aos participantes, por e-mail;
- Emite os certificados;
- Apura os resultados da avaliação do evento;
- Solicita o relatório de despesa ao demandantes pelo evento;
- Encaminha os resultados da avaliação do evento ao demandante; e
- Lança os participantes nas planilhas de controle.
Após, anexa ao processo todos os documentos necessários e encaminha o mesmo para a Coordenadoria de Cadastro e Pagamento (CCP).
Passo 11 – CCP recebe o processo, realiza o pagamento ao servidor (palestrante) e arquiva-o.
OBS.: Para os casos em que os servidores do IFRS receberão diárias e passagens (rodoviárias) para participação da capacitação pagas pela reitoria, a Coordenadoria de Capacitação será a responsável por lançar no sistema.
*para os campi leia-se unidade de gestão de pessoas;
** para os campi leia-se Diretor Geral/Diretor de Ensino (depende do tema da capacitação e de quem é o demandante);
*** para os campi leia-se DAP (depende de como é a estrutura do DAP de cada campi).
OBS.: Caso o evento in company ofertado pelo IFRS ocorra no formato online (EaD), o projeto de curso deverá ser enviado para a PROEN EaD emitir parecer de aprovação do curso, seguindo os trâmites abaixo.
OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).
Essas etapas deverão ser incluídas entre o passo 2 e 3 do fluxo.
Após CC receber o projeto aprovado pelo DDP:
⇒ CC recebe o processo, encaminha por e-mail para aprovação da PROEN EaD.
⇒ PROEN EaD recebe o projeto, emite parecer de aprovação e retorna o e-mail para a CC.
⇒ CC anexa o parecer da PROEN EaD ao processo e realiza os demais trâmites.
III – Cursos in company com contratação de pessoa jurídica
Passo 1 – Demandante do curso encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o Projeto de Curso de Capacitação.
Passo 2 – CC* recebe o Projeto, analisa, cadastra o processo e encaminha para aprovação pelo Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP)**.
Passo 3 – DDP** recebe o processo, emite parecer e encaminha para a Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF)***.
Passo 4 – DOF*** recebe o processo, emite a disponibilidade orçamentária e encaminha para o Departamento de Contabilidade (DC)***.
Passo 5 – DC*** recebe o processo, indica a classificação orçamentária e após encaminha para autorização do ordenador de despesas (OD-PROAD)***.
Passo 6 – OD-PROAD*** recebe o processo, autoriza a despesa e encaminha o mesmo à Diretoria de Licitações e Contrato (DLC)***.
Passo 7 – DLC*** recebe o processo e solicita ao demandante do curso as informações e ou documentações necessárias para realizar a contratação do palestrante.
Passo 8 – Demandante providencia todos os documentos, respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail para a DLC***.
Obs.: Os documentos deverão estar em formato editável.
Passo 9 – DLC*** anexa toda a documentação enviada pelo demandante ao processo e após encaminha o mesmo ao setor Financeiro*** e notifica por e-mail a CC*.
Passo 10 – Financeiro*** recebe o processo, providencia o empenho e anexa-o ao processo. Após devolve o processo à CC*.
Passo 11 – CC* recebe o processo e providencia os trâmites internos relativos à realização do evento:
- Formulário de inscrições;
- Divulgação no site;
- E-mail de divulgação aos servidores;
- Homologação das inscrições;
- Lista de presenças.
⇒ Neste momento, toda a tramitação anterior ao curso está finalizada. O curso já pode ser realizado.
Passo 12 – Demandante após encerramento do evento, realiza a apuração das frequências e encaminha para CC* emitir o certificado (na planilha é necessário as seguintes informações: nome, CPF e e-mail dos participantes).
Passo 13 – CC* providencia os seguintes trâmites:
- Escaneia e/ou envia a lista de frequência e formulário de avaliação do evento aos participantes, por e-mail;
- Emite os certificados;
- Apura o resultado da avaliação do evento;
- Solicita o relatório de despesa ao demandantes pelo evento;
- Encaminha os resultados da avaliação do evento ao demandante;
- Lança os participantes nas planilhas de controle.
Anexa ao processo todos os documentos e encaminha o mesmo para a Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira (CEOF)***.
Passo 14 – CEOF*** recebe o processo, realiza a apropriação e efetua o pagamento. Após anexa os documentos comprobatórios e arquiva o processo.
*para os campi leia-se unidade de gestão de pessoas;
** para os campi leia-se Diretor Geral/Diretor de Ensino (depende do tema da capacitação e de quem é o demandante);
*** para os campi leia-se DAP (depende de como é a estrutura do DAP de cada campi).
OBS.: Para os casos em que os servidores do IFRS receberão diárias e passagens (rodoviárias) para participação da capacitação pagas pela reitoria, a Coordenadoria de Capacitação será a responsável por lançar no sistema.
OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).
IV – Cursos in company ofertado pelo IFRS (sem custo)
Passo 1 – Demandante do curso encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o Projeto de Curso de Capacitação.
Passo 2 – CC* recebe o projeto, analisa, cadastra o processo, anexa a documentação e encaminha para aprovação pelo Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP)**.
Passo 3 – DDP** recebe o processo, emite parecer e devolve para a CC*.
Passo 4 – CC* recebe o processo e providencia os trâmites internos relativos a realização do evento:
- Formulário de inscrições;
- Divulgação no site;
- E-mail de divulgação aos servidores;
- Homologação das inscrições;
- Lista de presença.
OBS.: Caso o palestrante receba diárias e passagens, o processo deverá ser enviado para o Gabinete para a compra da passagem. As diárias são lançadas pela CC*.
⇒ Neste momento, toda a tramitação anterior ao curso está finalizada. O curso já pode ser realizado.
Passo 5 – Demandante após encerramento do evento, realiza a apuração das frequências e encaminha para CC* emitir o certificado (na planilha é necessário as seguintes informações: nome, CPF e e-mail dos participantes).
Passo 6 – CC* providencia os seguintes trâmites:
- Escaneia e/ou envia a lista de frequência e formulário de avaliação do evento aos participantes, por e-mail;
- Emite os certificados;
- Apura os resultados da avaliação do evento;
- Encaminha os resultados da avaliação do evento ao demandante; e
- Lança os participantes nas planilhas de controle.
Após, arquiva o processo.
*para os campi leia-se unidade de gestão de pessoas;
** para os campi leia-se Diretor Geral/Diretor de Ensino (depende do tema da capacitação e de quem é o demandante).
OBS.: Caso o evento in company ofertado pelo IFRS ocorra no formato online (EaD), o projeto de curso deverá ser enviado para a PROEN EaD emitir parecer de aprovação do curso, seguindo os trâmites abaixo.
OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).
Essas etapas deverão ser incluídas entre o passo 2 e 3 do fluxo.
Após CC receber o projeto aprovado pelo DDP:
⇒ CC cadastra o processo e encaminha por e-mail para aprovação da PROEN EaD.
⇒ PROEN EaD recebe o projeto, emite parecer de aprovação e retorna o e-mail para a CC.
⇒ CC anexa o parecer da PROEN EaD ao processo e realiza os demais trâmites.