Início do conteúdo

Capacitação – Participação Isolada


Definição

Capacitações para servidores com pedidos isolados para participação em ação de desenvolvimento no país.

Informações Gerais

Solicitação para pedidos de participação dos servidores do IFRS em ações de desenvolvimento realizadas no país conforme IN 08/2017.

Fluxos dos Processos

FLUXO 1: Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens. 

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 5 dias de antecedência da data do evento) encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o formulário de “Solicitação de Participação em Evento de Capacitação” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com o documento comprobatório da inscrição emitido pela instituição promotora do evento, o programa ou outro documento do evento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, o período de duração e nome da instituição promotora.

Passo 2 – CC* (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo, avalia a solicitação do servidor, emite parecer e retorna ao servidor quanto ao pedido.

Passo 3 – O servidor após participar da capacitação, entrega, por e-mail, para a CC* o certificado ou documento que comprove sua participação no evento ou curso (até 5 dias depois da conclusão do evento de capacitação).

Passo 4 – CC* anexa os documentos citados acima ao processo e arquiva-o.

*Para os campi, leia-se Gestão de Pessoas da unidade organizacional.

________________________________________________________________________________

FLUXO 2: Participação em evento de capacitação SEM pagamento da inscrição, mas COM pagamento de diárias e/ou passagens. 

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 15 dias de antecedência da data do evento. Se a participação exigir aquisição de passagens aéreas, protocolar processo com 35 dias de antecedência da data do evento) encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o formulário de “Solicitação de Participação em Evento de Capacitação” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

  • comprovante de inscrição, emitido pela instituição promotora do evento;
  • o programa ou outro documento do evento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, o período de duração e nome da instituição promotora; e
  • o formulário de “Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração, submenu Formulários.

Passo 2 – CC* (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo e avalia a solicitação do servidor. Encaminha o processo para a Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF)**.

Passo 3 – DOF** (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Após, encaminha o processo para a CC* da DGP.

Passo 4 – CC* recebe o processo; e

  • Em caso de indeferimento, dá ciência ao servidor e finaliza o processo. Caso o servidor mesmo assim queira participar do evento arcando com suas despesas, acusa o seu interesse em participar da capacitação e segue o fluxo conforme descrito no item I (Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens);
  • Em caso de deferimento, encaminha o processo para o Diretor de Gestão de Pessoas***.

Passo 5 – Diretor de Gestão de Pessoas*** emite parecer e encaminha o processo para a CC*.

Passo 6 – CC* lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 10 dias de antecedência da data do evento), comunica via e-mail ao servidor sobre o pedido. Em caso de haver passagens, encaminha o processo para o Gabinete.

Passo 7 – Gabinete compra as passagens e comunica por e-mail o servidor.

Passo 8 – Servidor após participar da capacitação, entrega, por e-mail para a CC* (até 5 dias depois da conclusão do curso ou evento) o certificado ou documento que comprove sua participação no evento ou curso e o relatório de viagem, disponível no site da instituição, menu Administração, submenu Formulários.

Passo 9 – CC* anexa o certificado ou documento comprobatório da participação no processo, lança o relatório de viagem e bilhetes de passagens no SCDP e após arquiva-o.

*Para os campi, leia-se Gestão de Pessoas da unidade organizacional.

**Para os campi, leia-se Diretor de Administração e Planejamento (DAP).

***Para os campi, leia-se Diretor Geral

________________________________________________________________________________

FLUXO 3: Participação em evento de capacitação COM pagamento da inscrição, mas SEM o pagamento de diárias e/ou passagens.

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 25 dias de antecedência da data do evento) encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o formulário de “Solicitação de Participação em Evento de Capacitação” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

  • comprovação do pedido de inscrição no evento ou confirmação de inscrição;
  • programa ou outro documento do evento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, o período de duração, nome e CNPJ da empresa promotora; e
  • informações para o pagamento da inscrição.

Após, o servidor deverá aguardar parecer da área de Gestão de Pessoas e do responsável pela aprovação orçamentária.

OBS.: A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contratos do evento pela Departamento de Licitações e Contratos (DLC)**.

Passo 2 – CC* (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo de capacitação, avalia a solicitação do servidor e encaminha e-mail com os dados da capacitação para o Departamento de Licitações e Contratos (DLC)**.

Passo 3 – DLC** (até 2 dias do recebimento do e-mail da Gestão de Pessoas) avalia as informações constantes no e-mail encaminhado pela CC* e informa qual o tipo de processo que deverá ser instruído, se dispensa ou inexigibilidade.

Passo 4 – CC* anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha para o Diretor de Gestão de Pessoas***.

Passo 5 – Diretor de Gestão de Pessoas*** emite parecer e envia para a CC*.

Passo 6 – CC* recebe o processo e encaminha para o Diretoria de Orçamento e Finanças****.

Passo 7 – Diretoria de Orçamento e Finanças**** (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Levando em consideração se há disponibilidade de recursos financeiros para o pagamento da inscrição.

  • Em caso de indeferimento, devolve o processo a CC* que dará retorno ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição. Caso o servidor desista da capacitação, o processo deve ser finalizado.
  • Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.

Passo 8 – Setor Financeiro emite o pré-empenho (1 dia) e encaminha o processo a DLC**.

Passo 9 – DLC** (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:

a) se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora do evento;

b) formulário de “Pedido de aquisição de material/serviço” de acordo com o modelo publicado no site www.dlc.ifrs.edu.br, menu Formulários.

c) projeto básico com as especificações da contratação;

Após a entrega da documentação, a DLC realiza a contratação a partir dos seguintes passos:

  • estrutura o processo de contratação;
  • providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
  • solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho” de acordo com o modelo publicado no site www.dlc.ifrs.edu.br, menu Formulários.

Passo 10 – Servidor providência (1 dia) todos os documentos requisitados pelo setor de compras e licitações respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail para a DLC**.

Passo 11 – DLC** anexa toda a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro para que proceda ao empenho e notifica por e-mail a CC*.

Passo 12 – Financeiro recebe o processo e providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo, encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora do evento ou curso e ao servidor. Após devolve o processo à CC*.

Passo 13 – CC* recebe o processo e aguarda a participação do servidor na capacitação.

Passo 14 – Servidor após participar da capacitação (até 5 dias depois da conclusão do curso ou evento), entrega à CC* por e-mail:

a) certificado ou documento que comprove sua participação no evento ou curso;

b) nota fiscal recebida da instituição promotora do evento.

Passo 15 – CC* recebe os documentos, anexa ao processo e encaminha o mesmo para o Financeiro.

Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CC* deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove participação no evento ou curso que poderá  ser anexado ao processo posteriormente.

Passo 16 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.

*Para os campi, leia-se Gestão de Pessoas da unidade organizacional.

**Para os campi, leia-se Setor de Compras e Licitações.

***Para os campi, leia-se Diretor Geral.

****Para os campi, leia-se Diretor de Administração e Planejamento.

________________________________________________________________________________

FLUXO 4: Participação em evento de capacitação COM pagamento da inscrição, diárias e/ou passagens

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 35 dias de antecedência da data do evento) encaminha por e-mail para a Coordenadoria de Capacitação (CC)* o formulário de “Solicitação de Participação em Evento de Capacitação” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

  • comprovação do pedido da inscrição no evento ou confirmação de inscrição;
  • programa ou outro documento do evento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, o período de duração, nome e CNPJ da empresa promotora;
  • informações para o pagamento da inscrição; e
  • o formulário de “Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração, submenu Formulários.

Após, o servidor deverá aguardar parecer da área de Gestão de Pessoas e do responsável pela aprovação orçamentária.

⇒ Se a participação exigir aquisição de passagens aéreas, protocolar processo com 55 dias de antecedência da data do evento.

⇒ A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contratos do evento pela Departamento de Licitações e Contratos (DLC)**.

Passo 2 – CC* (até 3 dias após o recebimento do pedido)  cadastra o processo de capacitação, avalia a solicitação do servidor e encaminha e-mail com os dados da capacitação para o DLC**.

Passo 3 – DLC** (até 2 dias do recebimento do e-mail da Gestão de Pessoas) avalia as informações constantes no e-mail encaminhado pela CC* e informa qual o tipo de processo que deverá ser instruído, se dispensa ou inexigibilidade.

Passo 4 – CC* anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha o processo para o Diretor de Gestão de Pessoas***.

Passo 5 – Diretor de Gestão de Pessoas*** emite parecer e envia para a CC*.

Passo 6 – CC* recebe o processo e encaminha para o Diretoria de Orçamento e Finanças****.

Passo 7 – Diretoria de Orçamento e Finanças**** (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Levando em consideração se há disponibilidade de recursos financeiros para o pagamento da inscrição.

  • Em caso de indeferimento, devolve o processo a CC* que dará retorno ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição. Finaliza o processo caso o servidor desista da capacitação.
  • Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.

Passo 8 – Financeiro emite o pré-empenho (1 dia) e encaminha o processo a DLC**.

Passo 9 – DLC** (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:

  • a) se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora do evento;
  • b) formulário de “Pedido de aquisição de material/serviço” de acordo com o modelo publicado no site www.dlc.ifrs.edu.br, menu Formulários.
  • c) projeto básico com as especificações da contratação;

Após a entrega da documentação, a DLC realiza a contratação a partir dos seguintes passos:

  • estrutura o processo de contratação;
  • providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
  • solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho” de acordo com o modelo publicado no site www.dlc.ifrs.edu.br, menu Formulários.

Passo 10 – Servidor providência (em 1 dia) todos os documentos requisitados pelo setor de compras e licitações respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail para a DLC**.

Passo 11 – DLC** anexa toda a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro para que proceda ao empenho e notifica por e-mail a CC*.

Passo 12 – Financeiro recebe o processo e providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo, encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora do evento ou curso e ao servidor. Após devolve o processo à CC*.

Passo 13 – CC* recebe o processo, lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 10 dias de antecedência da data do evento) e comunica via e-mail o servidor. Em caso de haver passagens, encaminha o processo para o Gabinete.

Passo 14 – Gabinete, compra as passagens e comunica por e-mail o servidor.

Passo 15 – Servidor após participar da capacitação (até 5 dias depois da conclusão do curso ou evento), entrega à CC* por e-mail:

  • a) certificado ou documento que comprove sua participação no evento ou curso;
  • b) nota fiscal recebida da instituição promotora do evento;
  • c) relatório de viagem e bilhetes de passagem.

Passo 16 – CC* anexa o certificado ou documento comprobatório da participação ao processo e lança o relatório de viagem e bilhetes de passagens no SCDP e encaminha o processo para o Financeiro.

Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CC* deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove participação no evento ou curso que poderá  ser anexado ao processo posteriormente.

Passo 17 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.

*Para os campi, leia-se Gestão de Pessoas da unidade organizacional.

**Para os campi, leia-se Setor de Compras e Licitações.

***Para os campi, leia-se Diretor Geral.

****Para os campi, leia-se Diretor de Administração e Planejamento.

Arquivos Relacionados

Solicitação de Participação em Evento de Capacitação – Servidor – Anexo V/A

Solicitação de Participação em Evento de Capacitação – Chefia Imediata – Anexo V/B

Solicitação de Participação em Evento de Capacitação – Dpto de Orçamento e Finanças – Anexo V/C

Solicitação de Participação em Evento de Capacitação – Gestão de Pessoas – Anexo V/D

Última atualização em 05/10/2020

Fim do conteúdo