Capacitação – Participação Isolada
Definição
Capacitações para servidores com pedidos isolados para participação em ação de desenvolvimento no País.
Informações Gerais
Solicitação para pedidos de participação dos servidores do IFRS em ações de desenvolvimento realizadas no País conforme IN 08/2017.
Fluxos dos Processos
FLUXO I: Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens.
Passo 1 – Servidor (no mínimo, 5 dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia, juntamente com os seguintes documentos:
- comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento; e
- o programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora.
Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e comunica ao servidor quanto ao deferimento do pedido.
Passo 3 – O servidor após participar da ação de desenvolvimento, envia, por e-mail, para a CGP o certificado ou documento que comprove sua participação (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento).
Passo 4 – CGP anexa os documentos citados acima ao processo, lança as informações na planilha de controle de ações de desenvolvimento e após, arquiva o processo.
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FLUXO II: Participação em ação de desenvolvimento SEM pagamento da inscrição, mas COM pagamento de diárias e/ou passagens.
Passo 1 – Servidor (no mínimo, 40 dias* de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:
- comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
- programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora; e
- formulário de diárias e passagens “Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).
Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e comunica ao servidor quanto ao deferimento do pedido. Após, encaminha o processo para a Direção de Administração e Planejamento (DAP) ou equivalente.
Passo 3 – DAP (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Após, encaminha o processo para a CGP.
Passo 4 – CGP recebe o processo; e
- Em caso de indeferimento, dá ciência ao servidor e finaliza o processo. Caso o servidor mesmo assim queira participar da ação de desenvolvimento arcando com suas despesas, acusa o seu interesse em participar da ação e segue o fluxo conforme descrito no item I (Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens);
- Em caso de deferimento, encaminha o processo para a Direção Geral (DG).
Passo 5 – DG emite parecer e encaminha o processo para a CGP**.
Passo 6 – CGP** lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 30*** dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) e compra as passagens. Comunica via e-mail ao servidor.
Passo 7 – CGP encaminha o processo para a Coordenadoria de Afastamentos para Capacitação da DGP/Reitoria (CAC).
Passo 8 – CAC recebe o processo, emite portaria de afastamento para treinamento regularmente instituído, lança no sistema SIGEPE e anexa ao processo. Após, devolve o processo para a CGP.
Passo 9 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento, envia, por e-mail para a CGP (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento) o certificado ou documento que comprove sua participação na ação e o relatório de viagem, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).
Passo 10 – CGP anexa o certificado ou documento comprobatório da participação no processo, lança o relatório de viagem e bilhetes de passagens no SCDP e após arquiva-o.
*Quando o servidor solicitar apenas diárias, o prazo mínimo será de 20 dias.
** Enviar o processo para o setor responsável pelo lançamento de diárias e passagens, conforme organização interna de cada Campi.
*** Quando o servidor solicitar apenas diárias, o prazo será de 15 dias.
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FLUXO III: Participação em ação de desenvolvimento COM pagamento de inscrição, mas SEM o pagamento de diárias e/ou passagens.
Passo 1 – Servidor (no mínimo, 25 dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – “Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:
- comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
- programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora;
- informações para o pagamento da inscrição.
OBS.: A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contrato da ação de desenvolvimento pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente (DAP).
Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo de ação de desenvolvimento, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e encaminha e-mail com os dados da ação para o DAP.
Passo 3 – DAP (até 2 dias do recebimento do e-mail) avalia as informações constantes no e-mail encaminhado pela CGP e informa qual o tipo de processo que deverá ser instruído, se dispensa ou inexigibilidade.
Passo 4 – CGP anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha para a Direção Geral (DG).
Passo 5 – DG emite parecer e envia o processo para CGP.
Passo 6 – CGP recebe o processo e encaminha para a DAP.
Passo 7 – DAP (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Levando em consideração se há disponibilidade de recursos financeiros para o pagamento da inscrição.
- Em caso de indeferimento, devolve o processo a CGP que dará retorno ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição. Caso o servidor desista da ação de desenvolvimento, o processo deve ser finalizado.
- Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.
Passo 8 – Setor Financeiro emite o pré-empenho (em até 1 dia) e encaminha o processo ao DAP.
Passo 9 – DAP (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:
- se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora da ação de desenvolvimento;
- formulário de “documento de formalização de demanda de material/serviço sem estudo preliminar técnico” de acordo com o modelo disponível no site da instituição, menu Licitações e Contratos>Documentos>Documentos de Licitações (link);
- projeto básico (Modelo de projeto básico para fundação) com as especificações da contratação (link).
Após a entrega da documentação, o DAP realiza a contratação a partir dos seguintes passos:
- estrutura o processo de contratação;
- providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
- solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho (link)”.
Passo 10 – Servidor providencia (em até 1 dia) todos os documentos requisitados pelo DAP respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail.
Passo 11 – DAP anexa a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro.
Passo 12 – Financeiro recebe o processo e providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo. Encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora da ação de desenvolvimento e ao servidor. Após, devolve o processo à CGP.
Passo 13 – CGP recebe o processo e aguarda a participação do servidor na ação de desenvolvimento.
Passo 14 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento), entrega à CGP, por e-mail:
- certificado ou documento que comprove sua participação na ação de desenvolvimento;
- nota fiscal recebida da instituição promotora da ação de desenvolvimento.
Passo 15 – CGP recebe os documentos, anexa ao processo e encaminha o mesmo para o Financeiro. Após, lança as informações na planilha de controle de ações de desenvolvimento.
Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CGP deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove participação na ação de desenvolvimento, que poderá ser anexado ao processo posteriormente.
Passo 16 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.
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FLUXO IV: Participação em ação de desenvolvimento COM pagamento da inscrição, diárias e/ou passagens
Passo 1 – Servidor (no mínimo, 40 dias* de antecedência da data de início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:
- comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
- programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora;
- informações para o pagamento da inscrição; e
- formulário de diárias e passagens “Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).
⇒ A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contrato da ação de desenvolvimento pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente (DAP).
Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo de ação de desenvolvimento, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e encaminha e-mail com os dados da ação para o DAP.
Passo 3 – DAP (até 2 dias do recebimento do e-mail) avalia as informações constantes no e-mail encaminhado pela CGP e informa qual o tipo de processo que deverá ser instruído, se dispensa ou inexigibilidade.
Passo 4 – CGP anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha o processo para a Direção Geral (DG).
Passo 5 – DG emite parecer e envia para a CGP.
Passo 6 – CGP recebe o processo e encaminha para o DAP.
Passo 7 – DAP (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Levando em consideração se há disponibilidade de recursos financeiros para o pagamento da inscrição.
- Em caso de indeferimento, devolve o processo a CGP que comunicará ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição e/ou diárias e/ou passagens. Finaliza o processo caso o servidor desista da ação de desenvolvimento.
- Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.
Passo 8 – Financeiro emite o pré-empenho (em até 1 dia) e encaminha o processo o DAP.
Passo 9 – DAP (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:
- se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora da ação de desenvolvimento;
- formulário de “documento de formalização de demanda de material/serviço sem estudo preliminar técnico” de acordo com o modelo disponível no site da instituição, menu Licitações e Contratos>Documentos>Documentos de Licitações (link);
- projeto básico (Modelo de projeto básico para fundação) com as especificações da contratação (link).
Após a entrega da documentação, o DAP realiza a contratação a partir dos seguintes passos:
- estrutura o processo de contratação;
- providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
- solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho (link)”.
Passo 10 – Servidor providencia (em até 1 dia) todos os documentos requisitados pelo DAP.
Passo 11 – DAP anexa a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro para que proceda ao empenho e notifica por e-mail a CGP.
Passo 12 – Financeiro recebe o processo, providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo. Encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora da ação de desenvolvimento e ao servidor. Após, devolve o processo à CGP.
Passo 13 – CGP* recebe o processo, lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 30 dias de antecedência da data da ação de desenvolvimento) e compra as passagens. Comunica, via e-mail, o servidor.
Passo 14 – CGP encaminha o processo para a Coordenadoria de Afastamentos da DGP/Reitoria (CAC).
Passo 15 – CAC recebe o processo, emite portaria de afastamento para treinamento regularmente instituído, lança no sistema SIGEPE e anexa ao processo. Após, devolve o processo para a CGP.
Passo 16 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento), envia à CGP, por e-mail:
- certificado ou documento que comprove sua participação na ação de desenvolvimento;
- nota fiscal enviada pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
- relatório de viagem (disponível no site institucional, menu Administração>Documentos>Formulários – link) e os bilhetes de passagem.
Passo 17 – CGP anexa o certificado ou documento comprobatório da participação ao processo, lança o relatório de viagem e os bilhetes de passagens no SCDP e encaminha o processo para o Financeiro.
Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CGP deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove a participação na ação de desenvolvimento que poderá ser anexado ao processo posteriormente.
Passo 18 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.
*Enviar o processo para o setor responsável pelo lançamento de diárias e passagens, conforme organização interna de cada Campi.
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Arquivos Relacionados
– Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor;
– Declaração Gestão de Pessoas – PDP.