Capacitação - Participação Isolada - Instituto Federal do Rio Grande do Sul

Capacitação – Participação Isolada

Definição

Capacitações para servidores com pedidos isolados para participação em ação de desenvolvimento no País.

Considera-se:

AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO EM SERVIÇO: ações de aperfeiçoamento nas modalidades presencial, híbrida (semipresencial) ou a distância que totalizarem até 30 horas semanais
TREINAMENTO REGULARMENTE INSTITUÍDO: ações de aperfeiçoamento na modalidade presencial ou híbrida (semipresencial) que totalizarem mais
de 30 horas semanais, inviabilizando a jornada semanal de trabalho do servidor

Informações Gerais

Solicitação para pedidos de participação dos servidores do IFRS em ações de desenvolvimento realizadas no País conforme IN 08/2017 e IN nº 01/2023.

Fluxos dos Processos para Ação de Desenvolvimento em Serviço – curso/evento com até 30 horas semanais

FLUXO I: Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens.

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 5 dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia, juntamente com os seguintes documentos:

comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento; e
o programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora.

Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e comunica ao servidor quanto ao deferimento do pedido.

Passo 3 – O servidor após participar da ação de desenvolvimento, envia, por e-mail, para a CGP o certificado ou documento que comprove sua participação (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento).

Passo 4 – CGP anexa os documentos citados acima ao processo, lança as informações na planilha de controle de ações de desenvolvimento e após, arquiva o processo.

OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).

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FLUXO II: Participação em ação de desenvolvimento SEM pagamento da inscrição, mas COM pagamento de diárias e/ou passagens.

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 40 dias* de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora; e
formulário de diárias e passagens “Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).

Passo 3 – DAP (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Após, encaminha o processo para a CGP.

Passo 4 – CGP recebe o processo; e

Em caso de indeferimento, dá ciência ao servidor e finaliza o processo. Caso o servidor mesmo assim queira participar da ação de desenvolvimento arcando com suas despesas, acusa o seu interesse em participar da ação e segue o fluxo conforme descrito no item I (Participação em ação de desenvolvimento, presencial ou a distância, mediante liberação do servidor de sua jornada de trabalho durante a realização do mesmo, SEM pagamento de inscrição, diárias e/ou passagens);
Em caso de deferimento, encaminha o processo para a Direção Geral (DG).

Passo 5 – DG emite parecer e encaminha o processo para a CGP**.

Passo 6 – CGP** lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 30*** dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) e compra as passagens. Comunica via e-mail ao servidor.

Passo 7 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento, envia, por e-mail para a CGP (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento) o certificado ou documento que comprove sua participação na ação e o relatório de viagem, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).

Passo 8 – CGP anexa o certificado ou documento comprobatório da participação no processo, lança o relatório de viagem e bilhetes de passagens no SCDP e após arquiva-o.

*Quando o servidor solicitar apenas diárias, o prazo mínimo será de 20 dias.

** Enviar o processo para o setor responsável pelo lançamento de diárias e passagens, conforme organização interna de cada Campi.

*** Quando o servidor solicitar apenas diárias, o prazo será de 15 dias.

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FLUXO III: Participação em ação de desenvolvimento COM pagamento de inscrição, mas SEM o pagamento de diárias e/ou passagens.

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 25 dias de antecedência do início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – “Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora;
informações para o pagamento da inscrição.

OBS.: A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contrato da ação de desenvolvimento pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente (DAP).

Passo 2 – CGP (até 3 dias após o recebimento do pedido) cadastra o processo de ação de desenvolvimento, avalia a solicitação do servidor, anexa a declaração (Declaração Gestão de Pessoas – PDP) de que a ação de desenvolvimento está prevista no PDP institucional e encaminha e-mail com os dados da ação para o DAP.

Passo 3 – DAP (até 2 dias do recebimento do e-mail) avalia as informações constantes no e-mail encaminhado pela CGP e informa qual o tipo de processo que deverá ser instruído, se dispensa ou inexigibilidade.

Passo 4 – CGP anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha para a Direção Geral (DG).

Passo 5 – DG emite parecer e envia o processo para CGP.

Passo 6 – CGP recebe o processo e encaminha para a DAP.

Passo 7 – DAP (até 2 dias após o recebimento do pedido) recebe o processo, analisa o mesmo e emite seu parecer. Levando em consideração se há disponibilidade de recursos financeiros para o pagamento da inscrição.

Em caso de indeferimento, devolve o processo a CGP que dará retorno ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição. Caso o servidor desista da ação de desenvolvimento, o processo deve ser finalizado.
Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.

Passo 8 – Setor Financeiro emite o pré-empenho (em até 1 dia) e encaminha o processo ao DAP.

Passo 9 – DAP (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:

se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora da ação de desenvolvimento;
formulário de “documento de formalização de demanda de material/serviço sem estudo preliminar técnico” de acordo com o modelo disponível no site da instituição, menu Licitações e Contratos>Documentos>Documentos de Licitações (link);
projeto básico (Modelo de projeto básico para fundação) com as especificações da contratação (link).

Após a entrega da documentação, o DAP realiza a contratação a partir dos seguintes passos:

estrutura o processo de contratação;
providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho (link)”.

Passo 10 – Servidor providencia (em até 1 dia) todos os documentos requisitados pelo DAP respeitando os prazos e modelos e encaminha por e-mail.

Passo 11 – DAP anexa a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro.

Passo 12 – Financeiro recebe o processo e providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo. Encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora da ação de desenvolvimento e ao servidor. Após, devolve o processo à CGP.

Passo 13 – CGP recebe o processo e aguarda a participação do servidor na ação de desenvolvimento.

Passo 14 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento), entrega à CGP, por e-mail:

certificado ou documento que comprove sua participação na ação de desenvolvimento;
nota fiscal recebida da instituição promotora da ação de desenvolvimento.

Passo 15 – CGP recebe os documentos, anexa ao processo e encaminha o mesmo para o Financeiro. Após, lança as informações na planilha de controle de ações de desenvolvimento.

Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CGP deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove participação na ação de desenvolvimento, que poderá ser anexado ao processo posteriormente.

Passo 16 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.

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FLUXO IV: Participação em ação de desenvolvimento COM pagamento da inscrição, diárias e/ou passagens

Passo 1 – Servidor (no mínimo, 40 dias* de antecedência da data de início da ação de desenvolvimento) encaminha por e-mail para a unidade de Gestão de Pessoas (CGP) o requerimento “Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor e Chefia” devidamente preenchido e assinado pelo servidor e chefia imediata, juntamente com os seguintes documentos:

comprovante do pedido de inscrição, emitido pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
programa ou outro documento da ação de desenvolvimento onde seja possível consultar os temas a serem abordados, a duração da ação, nome e CNPJ da instituição promotora;
informações para o pagamento da inscrição; e
formulário de diárias e passagens “Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens” no padrão utilizado pelo IFRS, disponível no site da instituição, menu Administração>Documentos>Formulários (link).

⇒ A confirmação de inscrição poderá ser entregue posteriormente, após os trâmites de contrato da ação de desenvolvimento pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente (DAP).

Passo 4 – CGP anexa ao processo a resposta do e-mail citado e encaminha o processo para a Direção Geral (DG).

Passo 5 – DG emite parecer e envia para a CGP.

Passo 6 – CGP recebe o processo e encaminha para o DAP.

Em caso de indeferimento, devolve o processo a CGP que comunicará ao servidor para que este se manifeste quanto a intenção de abrir mão do pagamento da inscrição e/ou diárias e/ou passagens. Finaliza o processo caso o servidor desista da ação de desenvolvimento.
Em caso de deferimento, encaminha o processo ao financeiro para emissão de pré-empenho.

Passo 8 – Financeiro emite o pré-empenho (em até 1 dia) e encaminha o processo o DAP.

Passo 9 – DAP (até 14 dias após o recebimento do processo) solicita ao servidor:

se necessário, confirmação da inscrição emitida pela entidade promotora da ação de desenvolvimento;
formulário de “documento de formalização de demanda de material/serviço sem estudo preliminar técnico” de acordo com o modelo disponível no site da instituição, menu Licitações e Contratos>Documentos>Documentos de Licitações (link);
projeto básico (Modelo de projeto básico para fundação) com as especificações da contratação (link).

Após a entrega da documentação, o DAP realiza a contratação a partir dos seguintes passos:

estrutura o processo de contratação;
providencia a homologação/publicação da contratação da inscrição;
solicita ao servidor, prestando as informações necessárias, que este preencha o Formulário de “Requisição de empenho (link)”.

Passo 10 – Servidor providencia (em até 1 dia) todos os documentos requisitados pelo DAP.

Passo 11 – DAP anexa a documentação enviada pelo servidor e encaminha o processo ao setor Financeiro para que proceda ao empenho e notifica por e-mail a CGP.

Passo 12 – Financeiro recebe o processo, providencia o empenho (até 2 dias após o recebimento do processo) e anexa-o ao processo. Encaminha, via e-mail, o empenho à entidade promotora da ação de desenvolvimento e ao servidor. Após, devolve o processo à CGP.

Passo 13 – CGP* recebe o processo, lança o formulário de diárias e passagens no sistema SCDP (com no mínimo 30 dias de antecedência da data da ação de desenvolvimento) e compra as passagens. Comunica, via e-mail, o servidor.

Passo 14 – Servidor após participar da ação de desenvolvimento (até 5 dias depois da conclusão da ação de desenvolvimento), envia à CGP, por e-mail:

certificado ou documento que comprove sua participação na ação de desenvolvimento;
nota fiscal enviada pela instituição promotora da ação de desenvolvimento;
relatório de viagem (disponível no site institucional, menu Administração>Documentos>Formulários – link) e os bilhetes de passagem.

Passo 15 – CGP anexa o certificado ou documento comprobatório da participação ao processo, lança o relatório de viagem e os bilhetes de passagens no SCDP e encaminha o processo para o Financeiro.

Importante – a partir do recebimento da nota fiscal a CGP deve encaminhar o processo ao setor financeiro (até 2 dias após o recebimento dos documentos), independentemente da entrega do certificado ou documento que comprove a participação na ação de desenvolvimento que poderá ser anexado ao processo posteriormente.

Passo 16 – Financeiro recebe o processo, efetua a apropriação da despesa e o pagamento da inscrição. Após toda a documentação ter sido entregue e anexada ao processo, arquiva-o.

*Enviar o processo para o setor responsável pelo lançamento de diárias e passagens, conforme organização interna de cada Campi.

OBS.: Em caso do servidor em capacitação for detentor de cargo/função gratificada e gerar substituição remunerada, deverá ser encaminhado para a Coordenadoria de Capacitação da DGP a planilha com os dados para registro no SIGEPE (a mesma que é enviada para a Coordenadoria de Pagamento de Pessoas).

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Fluxos dos Processos para Afastamento para Treinamento Regularmente Instituído curso/evento com mais que 30 horas semanais

IMPORTANTE: a Portaria de concessão do afastamento pra treinamento regularmente instituído obrigatoriamente deve ser emitida antes da participação do servidor no curso/evento.

No Fluxo I, após o Passo 6, a CGP deve encaminhar o processo para a Coordenadoria de Afastamento para Capacitação (CAC) para a emissão da Portaria de concessão do afastamento.

No Fluxo II, após o Passo 6, a CGP deve encaminhar o processo para a Coordenadoria de Afastamento para Capacitação (CAC) para a emissão da Portaria de concessão do afastamento.

No Fluxo III, após o Passo 13, a CGP deve encaminhar o processo para a Coordenadoria de Afastamento para Capacitação (CAC) para a emissão da Portaria de concessão do afastamento.

No Fluxo IV, após o Passo 13, a CGP deve encaminhar o processo para a Coordenadoria de Afastamento para Capacitação (CAC) para a emissão da Portaria de concessão do afastamento.

Arquivos Relacionados

– Requerimento – Participação Isolada – Campi – Servidor;

– Declaração Gestão de Pessoas – PDP.

Última atualização em 11/08/2023