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Bastidores do Salão do IFRS: saiba detalhes da organização
Já imaginou como seria organizar um evento para mais de 1.400 pessoas? Muitos detalhes precisam ser planejados com antecedência para que tudo funcione como esperado. É necessário pensar na programação, no local, nas equipes de trabalho, na alimentação dos participantes, na limpeza das instalações, na divulgação das informações e em diversos outros aspectos.
Equipes do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul (IFRS) assumiram essa responsabilidade e desafio. Assim, nos dias 05 e 06 de dezembro de 2024, o Campus Bento Gonçalves sediou a nona edição do Salão de Pesquisa, Extensão e Ensino do IFRS.
Confira um recorte dos bastidores do evento e veja alguns depoimentos de quem trabalhou nessa produção.
Preparados para a chegada
A rotina de funcionamento do Campus Bento Gonçalves passou por mudanças e adaptações foram necessárias devido ao número de participantes do Salão ser similar ao total de 1.500 alunos que frequentam diariamente a unidade. Os 750 estudantes do turno da manhã e da tarde puderam participar das atividades
No total, 32 salas de aula, equipadas com computadores e projetores multimídia, foram usadas para as apresentações de trabalhos. O ginásio de esportes, espaços internos dos blocos e áreas ao ar livre também foram utilizadas para sediar atividades, como credenciamento, mostras, exposições artísticas, apresentações musicais e diversas outras ações.
Rodrigo Monteiro, diretor-geral do campus, destacou que essa é uma oportunidade para que estudantes, servidores e terceirizados participem de uma programação diferenciada e entendam que o Salão é de toda instituição. “Servidores do ensino, da pesquisa, extensão, infraestrutura, tecnologia da informação, comunicação, e professores estiveram envolvidos com as atividades durante todo evento, além da equipe do refeitório e da limpeza”, contou.
Alimentação, limpeza e diversão
A equipe da cozinha do campus aumentou o ritmo de trabalho para atender à demanda. Maristela Teixeira, que trabalha no local há seis anos e participa desde 2018, diz que este é um dos maiores grupos de pessoas que já precisou atender. Durante os dois dias, foram servidas mais de 2.800 refeições. Para atender ao público, a equipe preparou 300 quilos de batatas, 22 quilos de feijão, 40 quilos de arroz, 300 quilos de carne de frango e gado, e 240 quilos de saladas. Cinco dúzias de ovos também foram cozidos pensando em pessoas vegetarianas.
Para se ter uma ideia da dimensão do evento, o refeitório, que em dias comuns serve até 650 refeições, passou a atender 1.200 por dia, em horários organizados. Além disso, aproximadamente 200 refeições foram servidas no Departamento de Tradições Gaúchas (DTG).
A higiene dos locais também foi uma preocupação. Giovana de Fatima Severo Godinho trabalha há um ano junto com outros nove colegas na equipe de limpeza. Segundo ela, embora os espaços para cuidado sejam os mesmos, o volume de trabalho aumenta significativamente durante um evento desse porte. “Os banheiros são mais usados, precisamos repor mais sabonetes, papeis higiênicos, papel toalha, esvaziar os lixos, verificar a higienização de cada canto”. Giovana comenta que apesar do cansaço, os estudantes foram respeitosos e atenciosos, fazendo com que a equipe não se sentisse invisível durante a jornada.
O Salão também teve um local dedicado às famílias. No espaço kids, 30 pessoas, entre servidores e estudantes dos cursos de licenciatura dos campi Bento Gonçalves, Alvorada e Vacaria atuaram como voluntários. Os monitores se revezaram em turnos para realizar brincadeiras e atividades pedagógicas com as crianças.
Mão na massa e muita informação
Nos dias 03 e 04 de dezembro, as atividades na Reitoria começaram cedo para garantir que tudo estivesse pronto a tempo.
Segundo Neudy Alexandro Demichei, Diretor de Assuntos Estudantis e integrante da comissão organizadora, mais de 100 servidores participaram da execução de diversas tarefas. Entre as atividades estiveram a montagem de crachás, separação de banners, organização das pastas dos avaliadores, transporte de equipamentos e materiais, checagem dos computadores utilizados nas salas de, identificação e configuração dos espaços, além da montagem de mais de 1.400 kits de material institucional destinados aos participantes.
Também não faltou informação, a equipe de comunicação da Reitoria criou e atualizou um hotsite oficial do Salão para informar os participantes antes, durante e após o evento. O site reuniu mais de 25 textos sobre a programação, alimentação, atividades, regras de convivência, dicas para apresentações de trabalhos e outros temas. Durante o evento, mais de 50 cartazes foram fixados nos ambientes com informações sobre a programação, sustentabilidade e respeito à diversidade, destacando o combate ao racismo, capacitismo e violências de gênero e orientação sexual.
Sobre o Salão
A nona edição do Salão de Pesquisa, Extensão e Ensino do IFRS reuniu 1.400 participantes, e foi realizada nos dias 05 e 06 de dezembro de 2024 no Campus Bento Gonçalves. O evento foi considerado o maior já promovido pela instituição.
Para conferir mais sobre as atividades acesse o site do Salão.